Formulär
Ett formulär, eller frågeformulär som det också heter, är ett dokument där det finns olika fält att fylla i. Formulär används ibland synonymt med enkät men det finns fler användningsområden. Intill varje fält finns vanligtvis en fråga eller ledtext som berättar för en respondent vilken typ av information som efterfrågas.
Formulär heter ”form” på engelska.
Syfte med formulär
Huvudsyftet med formulär är att samla in information från olika personer. Med hjälp av instruktioner, frågor och olika svarsalternativ guidas personen genom processen så att hen kan lämna relevant information.
Ett annat syfte är att standardisera och effektivisera hanteringen av informationsinsamlingen. Risken att man missar viktiga uppgifter minskar om de är en del av ett frågeformulär.
Du som utformar frågorna har chans att styra in respondenterna på ett visst spår som intresserar dig extra mycket.
Det är ofta lättare att få in relevant information genom ett formulär jämfört med om du ställer en öppen och bred fråga. Många upplever att det är lättare att svara på konkreta frågor jämfört med att själva behöva komma på vad de ska skriva om.
Exempel
Låt oss föreställa oss ett företag som uppdaterat sitt utbud av tjänster. Företaget frågar kunderna vad de tycker om förändringarna.
Med en öppen fråga som ”Vad tycker du om våra nya tjänster?” kan företaget förvisso få in en hel del svar. Risken är dock att de flesta kunder inte kan sätta fingret på vad de tycker om tjänsterna. Vissa känner att de inte orkar svara på den breda frågan.
Med ett formulär har företaget chans att ställa konkreta frågor som kunderna kan fundera på. Genom att använda flervalsfrågor behöver kunden bara kryssa för det alternativ som känns mest relevant.
Resultatet blir att företaget får in ett stort antal besvarade frågeformulär. Ett stort plus blir att informationen som kommer in är lätt att kategorisera och analysera.
Den typen av frågor utesluter inte att det även kan finnas öppna frågor som ger respondenten större frihet i sina svar.
Olika användningsområden
Formulär används inom en lång rad områden inom näringsliv, forskning och förvaltning. Här är några av de användningsområden som finns för frågeformulär:
Enkät för undersökningar
Undersökningar kan använda formulär i form av en enkät. Några exempel är medarbetarundersökningar och kundundersökningar.
Ansökan om tillstånd
Myndigheter använder formulär för att låta medborgare och andra ansöka om tillstånd. Några exempel är ansökan om bygglov, visumansökan och ansökan om bostadsbidrag.
Rapportering
Frågeformulär kan användas som del av den regelbundna rapporteringen inom företag och organisationer. Det kan till exempel vara i form av kvalitetsrapportering eller i samband med interna utredningar.
Skattedeklaration
Den årliga skattedeklarationen är ett exempel på formulär som finns i både tryckt form och online. Den kompletteras med extra frågeformulär som kallas för blanketter.
Fördelar
Det finns flera fördelar med att använda sig av formulär i olika sammanhang:
- Standardisering av data: Den information som efterfrågas är densamma på varje formulär. Det gör det lättare att analysera alla inputs.
- Lättare att svara: Respondenten vet exakt vilken typ av information som efterfrågas.
- Snabbt: Det går relativt snabbt att svara på ett antal frågor i ett formulär, speciellt om det finns många flervalsfrågor och ja-/nej-frågor.
- Kvantitet: Med ett frågeformulär kan du samla in stora mängder information från ett stort antal personer på relativt kort tid.
- Arbetsfördelning: Insamlingen av data kan lätt delegeras ner i organisationen medan analys och beslutsfattande behålls på en högre nivå.
- Mångsidighet: Det går att använda sig av tryckta formulär eller onlineformulär.
- Tidsuppskattning: Det går att göra en uppskattning av hur mycket tid som krävs av respondenten att svara på frågorna. Detta kan leda till att fler väljer att delta.
Nackdelar
Det kan även finns nackdelar som förknippas med formulär eller hur dessa utformas och används. För att få ut full potential av dina frågeformulär krävs kunskap.
Nackdelar kan exempelvis vara:
- Fel frågor: ”Som man frågar får man svar” heter det gamla talesättet. Ställer du inte rätt frågor och på ett bra sätt får du begränsad användning av svaren.
- Övertro: Det finns en risk att övertolka resultaten då de känns som mer vetenskapliga på grund av insamlingsmetoden. Är frågeformuläret inte utformat på rätt sätt är det farligt att dra långtgående slutsatser ur resultatet.
- Förvirring bland respondenterna: Ett hastigt sammanställt frågeformulär kan orsaka mer skada än nytta. Den som ska svara kan bli förvirrad över fel ställda frågor och kan i värsta fall få en skev bild av dig som utformat formuläret.
Skapa formulär
Det finns flera sätt att skapa ett formulär på:
1. Google formulär
Du kan skapa gratis formulär via Google forms. Välj bland olika frågealternativ och bestäm vilka som ska svara på frågorna. Informationen samlas på ditt Google-konto där du snabbt kan analysera den.
Det finns även många liknande alternativ som t.ex. Surveymonkey, Typeform, Qualtrics och Jotform.
2. Adobe Acrobat
I premiumversionen av PDF-läsaren Adobe Acrobat går det även att skapa formulär. Skapa nytt från grunden eller scanna in ett befintligt pappersformulär. Denna typ av digitala formulär är bra för exempelvis ansökningshandlingar.
3. Microsoft Office
I Microsoft Word kan du skapa formulär utifrån ett tomt dokument eller utgå från en formulärmall. I Office-paketet finns även Microsoft Forms med vilket du kan skapa interaktiva formulär online.
4. Zondera
Vill du specifikt skapa formulär för medarbetarundersökning, kundundersökning eller en PULS-mätning? Då kan du med fördel använda dig av Zonderas tjänster. Vi hjälper dig att ställa rätt frågor, utforma enkäten och analysera resultatet.