På Zonderas webbplats använder vi cookies. Klicka här för att godkänna vår användning av det.
Läs mer här.
faq

Första gången på vår hemsida? (FAQ)

Om det är första gången du besöker vår hemsida är du kanske nyfiken på vad andra har sökt svar på när de klickat runt?

Här listar vi de vanligaste frågorna och svaren i jakten på mer information om undersökningar, organisationsutveckling eller djupare analyser:

Små företag och anonymitet

”Vi är inte så många i vårt företag, måste vi verkligen göra en medarbetarundersökning då?”

Svar: När det gäller mindre företag kan det ibland vara svårt att motivera att köra en medarbetarundersökning, men våra kunder har allt från 15 anställda och uppåt flera tusen. Även ett mindre företag behöver ha full koll på arbetsmiljö, ledarskap, attraktionskraft och engagemang. Vi följer naturligtvis branschens uppsatta regler för anonymitet på såväl grupp- som övergripande nivå. Det krävs exempelvis fem svar i gruppen för att få ut en rapport. Reglerna är så klart viktiga, men också att ni är tydliga i kommunikationen inför undersökningen så att medarbetarna vet hur uppgifterna kommer användas. Vi hjälper er gärna med detta. Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 skärper dessutom till kraven på att mäta och följa upp, så det är viktigt att ha koll på den.

Rapporter

”Där jag jobbade förut gjorde vi en årlig mätning, men fick bara en tjock rapport med grafer. Vad får jag och mina chefer om vi väljer ett samarbete med Zondera? ”

Svar: Efter närmare 20 år i branschen har vi på Zondera full koll på vad chefer, grupper och hela organisationer behöver när det gäller resultat och verktyg att jobba med resultaten. Våra presentationer för ledningsgrupper och HR redovisar det viktigaste ur er mätning. Vi sammanfattar och kommer med tydliga rekommendationer till hur ni bör gå vidare för att utveckla er organisation. Chefen och gruppen får rapporter som är enkla att ta till sig och där det tydligt framgår vad som är viktigast att jobba med för att få störst utväxling när det gäller engagemang och arbetsmiljö.

Hur ofta man ska mäta

”Vi har hittills gjort en medarbetarundersökning vart tredje år, räcker inte det?”

Svar: Trenden går definitivt mot att mäta oftare och att varva mer omfattande medarbetarundersökningar med pulsmätningar som innehåller färre frågor. Organisationer som tidigare har gjort mätningar på årsbasis har nu börjat komplettera dessa med mer riktade undersökningar. Men det viktiga är inte hur ofta ni mäter utan vad ni gör med resultatet. Det viktigaste av allt är att ta tag i och jobba med medarbetarnas attityder. På så sätt når ni förändring. Genom att jobba med resultaten och svara organisationen på dess förväntningar, kommer också resultaten förbättras och incitamenten att besvara nästa undersökning kommer att öka.

Antal frågor i enkäten

”Det skrivs ju en hel del om att det ska räcka att mäta en fråga, men ändå har ni ett frågebatteri på mer än 50 frågor. Hur går det här ihop egentligen?”

Svar: Vi på Zondera inkluderar gärna Employee Net Promoter Score, dvs frågan som lyder ”Hur troligt är det att du skulle rekommendera företaget som arbetsplats till en vän?”. Själva frågan ger dock sällan ett detaljerat svar. Därför kompletterar vi med en öppen fråga om varför man svarat som man gjort. Sedan vill vi ju många gånger ha ytterligare detaljer kring exempelvis ledarskap, arbetsmiljö, ledning, kommunikation och återkoppling. Därför är vårt frågebatteri lite mer omfattande än bara en fråga.

Små grupper

”Vi har ganska många grupper med bara en eller två personer i, varför får vi inga rapporter för de här personerna? Tycker inte ni att de också borde få vara med och känna sig delaktiga?”

Svar: Många av våra kunder har naturligtvis grupper med få medarbetare i. Det är inte ovanligt att närmare en tredjedel av cheferna i en organisation har färre än fem direktrapporterande medarbetare. När det gäller fullständiga rapporter där man kan se hur stor del som svarat positivt, neutralt respektive negativt i en grupp, så följer vi branschens gängse regler och ställer krav på minst fem svar. För mindre grupper ser vi dock inga problem att presentera rapporter gällande de viktigaste styrkorna och utvecklingsområdena, men då utan att ange resultaten på respektive fråga. När det gäller grupper med en eller två medarbetare är det naturligtvis viktigt att även dessa personers svar kommer med i totalen, men på gruppnivå är det vår rekommendation att gruppen har ett öppet samtal kring gruppens viktigaste styrkor och förbättringsområden, utan att utgå ifrån något rapportunderlag. Hör gärna av er till oss om ni vill ha en vidare diskussion om våra anonymitetsregler och vikten av att prata med varandra och jobba med resultaten mellan mätningarna.

Rapportering

”Jag har en kollega som är van vid att få ut sina rapporter direkt när han svarat, varför kan inte ni också göra så?”

Svar: Vi följer branschens anonymitetsregler, vilket innebär att en grupp med fem svar kan få en fullständig rapport. Vi måste invänta insamlingsperiodens slut innan resultaten kan beräknas och kvalitetssäkras. När vi har beräknat resultaten analyseras de och presenteras för ledning och HR/personal. Därefter ger vi access till cheferna. Den här processen och ordningen är viktig för att kunna hålla högsta kvalitet.

Nya lagar och föreskrifter

”Det kommer så mycket nya lagar och föreskrifter hela tiden, täcker ni verkligen in allt i er medarbetarundersökning?”

Svar: Lagar och föreskrifter inom området för arbetsmiljö justeras och kompletteras regelbundet för att hålla så hög nivå som möjligt på arbetsklimatet i Sverige, men också för att förhindra stress, diskriminering, och andra problem. Under senare år har vi justerat vårt frågebatteri utifrån exempelvis Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 och den reviderade Diskrimineringslagen.

En speciell organisation

”Alltså, vår organisation är extremt speciell, jag har svårt att tro att era verktyg kan hantera den, så var det i alla fall hos en annan leverantör vi hade förut! Det stämmer att ni inte kan hjälpa oss, eller hur?”

Svar: Våra undersökningskonsulter stöttar våra kunder i förarbetet inför en mätning och är mycket erfarna när det gäller hur en struktur bör byggas för att kunden ska få ut så bra rapporter som möjligt. Vanliga frågor är exempelvis hur vi gör när det är få individer i grupperna, eller om man har en matrisorganisation. Vi har lösningar på de här utmaningarna och utgår alltid från kundens specifika behov.

Att svara i mobilen

”Mina medarbetare vill svara i mobilen, varför har ni ingen app?”

Svar: Våra enkäter är responsiva, vilket innebär att du kan besvara dem i datorn, surfplattan och mobiltelefonen. Det ger medarbetaren stor flexibilitet. Vi märker att många kunder har önskemål om att kunna svara någon annanstans än bara på datorn på jobbet. Att ha en app i mobilen för att besvara en undersökning en gång om året är inte rimligt, men vi ser en trend att företag och organisationer vill mäta oftare, och om denna trend fortsätter kan det mycket väl bli så att vi lanserar en app för att öka tillgängligheten.

Vilka frågor som bör vara med i undersökningen

”Min chef vill att jag trycker in frågor om värdegrund, kunder, ledarskap, fysisk arbetsmiljö, ja, allt möjligt i medarbetarundersökningen, ska jag gå henne till mötes?”

Svar: Det viktigaste när vi tar fram frågor till en undersökning är att utgå från syftet. Vad är det ni vill få svar på i mätningen? Utifrån det kan vi också ringa in olika underliggande kategorier och teman och slutligen olika specifika frågeställningar eller påståenden. Vi har en stor bank av frågor som använts under årens lopp, men rekommenderar att våra kunder försöker hålla nere antalet frågor. Vilka frågor måste vara med för att vi ska besvara syftet?

Fackets deltagande i att sätta frågebatteriet

”Facket hotar med att bojkotta undersökningen om de inte får vara med och sätta frågebatteriet, hjälp mig, snälla!”

Svar: Vilka frågor som ska vara med i undersökningen beror naturligtvis på vilket syfte den enskilde kunden har med mätningen. Zondera har ett grundbatteri att utgå ifrån, men såväl formuleringar som antal frågor inom respektive område varierar. Vi skräddarsyr ofta frågor, även om basen många gånger är densamma eftersom det finns ett starkt intresse att kunna jämföra sig med andra på mer generella frågor. För att hålla kvar intresset för mätningen från ett år till ett annat är det också viktigt att anpassa frågebatteriet så att det fortsatt känns relevant och mäter det som är viktigt för organisationen just nu.

Svarsfrekvens

”Det har gått tre dagar och svarsfrekvensen ligger fortfarande superlågt, hur ska vi få upp den?”

Svar: Vi rekommenderar att datainsamlingen görs under 2-3 veckor. Vår erfarenhet visar att många svarar på enkäten redan första dagarna, och sedan ökar frekvensen också direkt efter de påminnelser som Zondera skickar ut till de som ännu inte besvarat enkäten. Det är också vår erfarenhet att såväl HR/personalavdelningen som cheferna behöver påminna grupper med lägre svarsfrekvens. Därför förser vi löpande våra kunder med statistik över hur svarsfrekvensen ser ut. Att få upp svarsfrekvensen på en relativt hög nivå är viktigt för att kunna göra bra analyser, men också för den enskilda gruppen att ha ett relevant underlag att jobba vidare med. Medarbetare i grupper som tidigare år har jobbat med resultatet har generellt en tendens att få högre svarsfrekvens än grupper som inte har jobbat med resultatet.

Hur mycket tid det krävs för att jobba med resultaten

”Våra chefer knorrar redan och säger att de inte har tid att lägga en massa timmar på att jobba med resultaten, har ni några bra argument?”

Svar: Vi har full respekt för att det inte alltid är så enkelt att få till 2-3 timmar i sträck för att gemensamt i gruppen jobba fram en handlingsplan utifrån resultaten i undersökningen. Det går då att dela upp arbetet i ett par olika möten, det viktiga är att gruppen gemensamt prioriterar vad som känns viktigt och gör en konkret handlingsplan. För de frågor gruppen väljer bör man ställa sig frågan om det blir någon skillnad att jobba med frågorna eller inte. I handlingsplanen behöver det också finnas tydliga aktiviteter, ansvariga personer och datum för när aktiviteten ska vara genomförd. Att följa upp de olika aktiviteterna är också mycket viktigt för att nå önskade resultat. För att begränsa tiden för själva workshopen krävs det också tydlig kommunikation: vad är förväntningarna på varje medarbetare och på gruppen? Vad har vi för spelregler under workshopen? Sedan är det naturligtvis viktigt att var och en kommer väl förberedd till workshopen och har läst igenom och reflekterat över resultatet.

Benchmark och jämförelser

”Våra chefer vill jämföra sig med andra bolag i branschen, men ni verkar ju bara ha interna jämförelser. Stämmer det?”

Svar: Det viktigaste för den enskilda arbetsgruppen är att jämföra sig med värdet från senaste mätningen för att se utvecklingen. Samtidigt kan det naturligtvis vara intressant att se hur andra grupper ligger till. Zondera gör årligen ett par hundra undersökningar och med det kommer en ständigt växande databas. Våra kunder kan välja att få jämförelse mot hela databasen eller en specifik bransch.

Pris

”Min chef undrar vad det kommer kosta?”

Svar: Priset för våra undersökningar beror på vad ni väljer att inkludera i processen. Det viktigaste rådet vi har att ge är att det inte räcker att bara mäta – det krävs att vi jobbar med resultaten och sätter upp mål för förändringsarbetet också. Genom att följa upp och ställa krav på att alla skapar handlingsplaner, har många av våra kunder nått önskade resultat. Att följa upp förändringsarbetet med en uppföljande mätning är också att rekommendera. I våra system är det något som kan göras för hela organisationen eller genom att chefen för en enskild grupp skickar ut en mätning.

Puls och tempmätningar

”Vi vill inte ha så omfattande undersökningar men mäta lite oftare för att ha bättre koll, men jag har hört att ert standardformulär innehåller över sjuttio frågor. Stämmer det?”

Svar: Att genomföra omfattande medarbetarundersökningar vartannat eller vart tredje år blir ofta ett trubbigt verktyg. Trenden under senare år är därför att komplettera med kortare pulsmätningar mellan de större mätningarna. Zonderas pulsmätningar ger snabbt och resurseffektivt våra kunder ett kvitto på effekten av de förbättringsaktiviteter som genomförts efter senaste medarbetarundersökningen. Vi har allt fler kunder som dels kortat ner antalet frågor i den stora medarbetarundersökningen, men som också följer upp senaste resultaten med en eller flera pulsmätningar. Det ger chefer och medarbetare en indikation på om förändringsarbetet går i rätt riktning. Zondera erbjuder en plattform där det är enkelt att följa upp resultaten genom pulsmätningar. Det kan handla om ett urval av frågor eller enskilda områden, allt beroende på våra kunders behov.

Vad som är viktigast att jobba med

”I vår senaste medarbetarundersökning hade vi över 50 frågor. Hur ska cheferna veta vilka frågor som är viktigast att jobba med? Vilken fråga ger störst hävstång?”

Svar: Genom vår metod får varje chef en egen rapport med de viktigaste styrkorna och förbättringsområdena, baserat på vilka frågor som har starkast korrelation mot nyckelfrågorna (engagemang och nöjdhet). På så vis får gruppen rätt fokus i sitt arbete med att ta fram en handlingsplan med tydliga aktiviteter och ansvariga för att ta varje aktivitet i mål till ett satt datum. Gruppen får naturligtvis också tillgång till en totalrapport där samtliga frågor finns med, på så vis skapas transparens.

Zonderas portal och system kan stötta cheferna

”Våra chefer har inte tid att själva uppfinna hjulet, hur kan era verktyg underlätta deras jobb?”

Svar: Våra rapporter hjälper cheferna att snabbt hitta de viktigaste frågorna att jobba med. Våra verktyg är dessutom responsiva vilket gör att de är tillgängliga oavsett om chefen vill komma åt dem i datorn, surfplattan och mobilen. Om någon chef känner att de behöver ytterligare stöd finns dessutom vår kundtjänst, eller möjlighet att kontakta våra organisationskonsulter för diskussion kring ytterligare insatser. Det kan då gälla exempelvis facilitering (handledning) av workshop, coachning eller vidare ledarutveckling.

Att arbeta med resultaten från en mätning på ett meningsfullt sätt

”Vi har fått mycket kritik från medarbetarna att det inte händer något när vi gör medarbetarundersökningar. De verkar tycka att det bara är ett stort ok över dem en gång om året. Hur får vi dem att känna annorlunda?”

Svar: Det räcker inte att bara mäta, vi måste arbeta med resultaten också. Arbetet måste vara anpassat så att det passar er verksamhet. Ju mer tid ni lägger ner på att diskutera resultaten i grupperna desto mer får ni sannolikt ut av resultatet. Vår rekommendation är att ni försöker lägga ca 2-3 timmar per grupp, men det är naturligtvis inte varje grupp som har möjlighet att frigöra så mycket tid i ett svep. Det går då att dela upp i flera pass. Ju mer förberedd medarbetaren är inför arbetet med resultaten desto bättre. Därför är det viktigt för dig som chef att distribuera rapporterna till gruppen och inleda workshopen med att tydliggöra vilka förväntningar var och en har.

Hur man gör ledningen till ambassadörer för medarbetarundersökningen

”Koncernledningen verkar mest tycka att den årliga undersökningen är ett nödvändigt ont och ägnar aldrig mer än 20 minuter åt resultaten. Är det så på alla arbetsplatser?”

Svar: Visst är intresset för arbetsklimat och mjuka värden högst varierande i olika företag och organisationer. Det viktiga är att visa på samband mellan olika nyckeltal och de här frågorna. Hur påverkar exempelvis en stark chef huruvida vi behåller våra talanger? Vad spelar medarbetarens engagemang för roll när det gäller kundlojalitet? Vad kostar det att ha ineffektiva grupper? Rätt presenterat upplever vi att ledningsgrupper har stort intresse för de diskussioner som kan komma ur analysen av en undersökning.

Handlingsplaner

”På vilka nivåer ska en handlingsplan tas fram och hur implementerar man den på bästa sätt?”

Svar: Många gånger är det svårt för den mindre gruppen att skapa en handlingsplan, men ändå är det viktigt. Det behöver inte vara många aktiviteter i planen, men några stycken. Det viktiga är sedan att gruppen kommer tillbaka till handlingsplanen och följer upp den. Om chefens chef också följer upp finns det än bättre förutsättningar för att lyckas. Skapa enkla aktiviteter, bestäm vem som är ansvarig och låt inte chefen ansvara för allt, och sätt ett tydligt datum när aktiviteten ska vara klar. Ställ också krav på att alla grupper, (oavsett var i hierarkin gruppen befinner sig) skall skapa en handlingsplan. Börja på toppen och föregå med gott exempel.

Medarbetarens ansvar i uppföljningsarbetet

”Hos oss tycker en del medarbetare att de har gjort sitt genom att svara på enkäten, hur engagerar man dem i utvecklingsarbetet?”

Svar: Då och då stöter vi på den här attityden. Många gånger beror den på tidigare negativa erfarenheter. Utvecklingsarbetet kanske helt har uteblivit, medarbetarna kanske inte ens har fått se resultaten. Men i de fall där resultaten presenteras och diskuteras, (såväl på övergripande nivå som på gruppnivå) och mycket tid läggs på att jobba fram handlingsplaner, blir det också lättare att komma tillbaka vid nästa tillfälle. Engagemanget påverkas av de krav vi ställer. Genom att vara tydliga i våra förväntningar på medarbetarna skapar vi också energi att jobba med dessa viktiga frågor.

Språk

”Vi har verksamhet i tio olika länder, gör ni undersökningar på flera olika språk eller är det bara svenska?”

Svar: Vi följer våra kunder både nationellt och internationellt, vilket innebär att vi har mycket erfarenhet av att samla in data på olika språk. Vi presenterar för ledningsgrupper och HR/personal på svenska eller engelska.

Pappersenkäter

”Vi har en hel del medarbetare som inte har egen e-post, måste man ha det eller kan man besvara enkäterna på papper?”

Svar: Vi har många kunder som har behov av pappersenkäter. Vi kan då hjälpa till med tryck och distribution. Medarbetare utan egen e-post kan även erbjudas möjligheten att besvara via mobiltelefon. Våra enkäter är responsiva vilket innebär att det går att besvara dem via dator, surfplatta eller mobiltelefon.

Leo Smidhammar

VD

+46 70 517 58 56

leo.smidhammar@zondera.com