När det gäller mindre företag kan det ibland vara svårt att motivera att köra en medarbetarundersökning, men våra kunder har allt från 15 anställda och uppåt flera tusen.

Även ett mindre företag behöver ha full koll på arbetsmiljö, ledarskap, attraktionskraft och engagemang.

Vi följer naturligtvis branschens uppsatta regler för anonymitet på såväl grupp- som övergripande nivå. Det krävs exempelvis minst fem svar i gruppen för att få ut en rapport. Reglerna är så klart viktiga, men också att ni är tydliga i kommunikationen inför undersökningen så att medarbetarna vet hur uppgifterna kommer användas. Vi hjälper er gärna med detta.

Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 skärper dessutom till kraven på att mäta och följa upp resultaten.

Efter drygt 20 år i branschen har vi på Zondera full koll på vad chefer, grupper och hela organisationer behöver när det gäller resultat och verktyg att jobba med resultaten.

Våra presentationer för ledningsgrupper och HR redovisar det viktigaste ur er mätning. Vi sammanfattar och kommer med tydliga rekommendationer till hur ni bör gå vidare för att utveckla er organisation.

Chefen och gruppen får överskådliga rapporter som är enkla att ta till sig och där det tydligt framgår vad som är viktigast att jobba med för att få störst utväxling när det gäller engagemang och arbetsmiljö.

Trenden går definitivt mot att mäta oftare och att varva mer omfattande medarbetarundersökningar med pulsmätningar som innehåller färre frågor. Organisationer som tidigare gjort större mätningar på årsbasis har nu börjat komplettera dessa med mer riktade undersökningar.

Men det viktiga är inte hur ofta ni mäter utan vad ni gör med resultatet. Det viktigaste av allt är att ta tag i och jobba med medarbetarnas attityder, på så sätt når ni förändring.

Genom att jobba med resultaten och svara organisationen på dess förväntningar, kommer också resultaten förbättras och incitamenten att besvara nästa undersökning kommer att öka.

Det kan variera lite beroende på organisationens syfte med undersökningen. Många gånger vill man ha svar på detaljer kring exempelvis ledarskap, arbetsmiljö, ledning, kommunikation och återkoppling. Därför är vårt frågebatteri lite mer omfattande och brukar hamna runt 50 frågor.

Zonderas medarbetarundersökningar utgår ifrån ett basformulär som består av relevanta frågor som bygger på vetenskaplig grund. Utifrån detta går det sedan att komplettera undersökningen med olika index, skräddarsy, lägga till eller ta bort frågor.

Vi på Zondera inkluderar gärna Employee Net Promoter Score, eNPS.

Frågan för eNPS lyder:

”Hur troligt är det att du skulle rekommendera företaget som arbetsplats till en vän?”

Själva frågan ger dock sällan ett detaljerat svar. Därför kompletterar vi med en öppen fråga om varför man svarat som man gjort.

Många av våra kunder har naturligtvis grupper med få medarbetare i. Det är inte ovanligt att närmare en tredjedel av cheferna i en organisation har färre än fem direktrapporterande medarbetare.

När det gäller fullständiga rapporter där man kan se hur stor del som svarat positivt, neutralt respektive negativt i en grupp, så följer vi branschens gängse regler och ställer krav på minst fem svar. För mindre grupper ser vi dock inga problem att presentera rapporter gällande de viktigaste styrkorna och utvecklingsområdena, men då utan att ange resultaten på respektive fråga.

När det gäller grupper med en eller två medarbetare är det naturligtvis viktigt att även dessa personers svar kommer med i totalen, men på gruppnivå är det vår rekommendation att gruppen har ett öppet samtal kring gruppens viktigaste styrkor och förbättringsområden, utan att utgå ifrån något rapportunderlag.

Hör gärna av er till oss om ni vill ha en vidare diskussion om våra anonymitetsregler och vikten av att prata med varandra och jobba med resultaten mellan mätningarna.

Vi följer branschens anonymitetsregler, vilket innebär att en grupp med fem svar kan få en fullständig rapport. Vi måste även invänta insamlingsperiodens slut innan resultaten kan beräknas och kvalitetssäkras.

När vi har beräknat resultaten, analyseras de och presenteras för ledning och HR/personal. Därefter ger vi access till cheferna.

Den här processen och ordningen är viktig för att kunna hålla högsta kvalitet.

Lagar och föreskrifter inom området för arbetsmiljö justeras och kompletteras regelbundet för att hålla så hög nivå som möjligt på arbetsklimatet i Sverige, men också för att förhindra stress, diskriminering, och andra problem.

Under senare år har vi justerat vårt frågebatteri utifrån exempelvis Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 och den reviderade Diskrimineringslagen.

Våra undersökningskonsulter stöttar våra kunder i förarbetet inför en mätning och är mycket erfarna när det gäller hur en struktur bör byggas för att kunden ska få ut så bra rapporter som möjligt.

Vanliga frågor är exempelvis hur vi gör när det är få individer i grupperna, eller om man har en matrisorganisation. Vi har lösningar på de här utmaningarna och utgår alltid från kundens specifika behov.

Ja, våra enkäter är responsiva. Detta innebär att du kan besvara dem i datorn, surfplattan och mobiltelefonen. Det ger medarbetaren stor flexibilitet.

Vi märker att många kunder har önskemål om att kunna svara någon annanstans än bara på datorn på jobbet.

Det viktigaste när vi tar fram frågor till en undersökning är att utgå från syftet med mätningen.

Vad är det ni vill få svar på i mätningen?

Utifrån det kan vi också ringa in olika underliggande kategorier och teman och slutligen olika specifika frågeställningar eller påståenden.

Vi har en stor bank av frågor som använts under årens lopp, men rekommenderar att våra kunder försöker hålla nere antalet frågor.

Vilka frågor måste vara med för att vi ska besvara syftet?

Våra undersökningskonsulter hjälper er att ta fram ett frågebatteri som är utformat efter ert syfte med undersökningen.

Zondera har ett grundbatteri att utgå ifrån, men såväl formuleringar som antal frågor inom respektive område varierar. Vi skräddarsyr ofta frågor, även om basen många gånger är densamma eftersom det finns ett starkt intresse att kunna jämföra sig med andra på mer generella frågor.

För att hålla kvar intresset för mätningen från ett år till ett annat är det också viktigt att anpassa frågebatteriet så att det fortsatt känns relevant och mäter det som är viktigt för organisationen just nu.

Vi rekommenderar att datainsamlingen görs under 2-3 veckor. Vår erfarenhet visar att många svarar på enkäten redan första dagarna. Sedan ökar frekvensen också direkt efter de påminnelser som Zondera skickar ut till de som ännu inte besvarat enkäten. Det är också vår erfarenhet att såväl HR/personalavdelningen som cheferna behöver påminna grupper med lägre svarsfrekvens. Därför förser vi löpande våra kunder med statistik över hur svarsfrekvensen ser ut.

Att få upp svarsfrekvensen på en relativt hög nivå är viktigt för att kunna göra bra analyser, men också för den enskilda gruppen att ha ett relevant underlag att jobba vidare med.

Medarbetare i grupper som tidigare år har jobbat med resultatet har generellt en tendens att få högre svarsfrekvens än grupper som inte har jobbat med resultatet.

Vi har full respekt för att det inte alltid är så enkelt att få till 2-3 timmar i sträck för att gemensamt i gruppen jobba fram en handlingsplan utifrån resultaten i undersökningen. Det går då att dela upp arbetet i ett par olika möten, det viktiga är att gruppen gemensamt prioriterar vad som känns viktigt och gör en konkret handlingsplan.

För de frågor gruppen väljer bör man ställa sig frågan om det blir någon skillnad att jobba med frågorna eller inte. I handlingsplanen behöver det också finnas tydliga aktiviteter, ansvariga personer och datum för när aktiviteten ska vara genomförd.

Att följa upp de olika aktiviteterna är också mycket viktigt för att nå önskade resultat. För att begränsa tiden för själva workshopen krävs det också tydlig kommunikation: vad är förväntningarna på varje medarbetare och på gruppen? Vad har vi för spelregler under workshopen? Sedan är det naturligtvis viktigt att var och en kommer väl förberedd till workshopen och har läst igenom och reflekterat över resultatet.

Det viktigaste för den enskilda arbetsgruppen är att jämföra sig med värdet från senaste mätningen för att se utvecklingen. Samtidigt kan det naturligtvis vara intressant att se hur andra grupper ligger till.

Zondera gör årligen ett par hundra undersökningar och med det kommer en ständigt växande databas. Våra kunder kan välja att få jämförelse mot hela databasen eller en specifik bransch.

Priset för våra undersökningar beror på vad ni väljer att inkludera i processen.

Det viktigaste rådet vi har att ge är att det inte räcker att bara mäta – det krävs att vi jobbar med resultaten och sätter upp mål för förändringsarbetet också. Genom att följa upp och ställa krav på att alla skapar handlingsplaner, har många av våra kunder nått önskade resultat.

Att följa upp förändringsarbetet med en uppföljande mätning är också att rekommendera. I våra system är det något som kan göras för hela organisationen eller genom att chefen för en enskild grupp skickar ut en mätning.

Att genomföra omfattande medarbetarundersökningar vartannat eller vart tredje år blir ofta ett trubbigt verktyg. Trenden under senare år är därför att komplettera med kortare pulsmätningar mellan de större mätningarna.

Zonderas PULS-mätningar ger snabbt och resurseffektivt våra kunder ett kvitto på effekten av de förbättringsaktiviteter som genomförts efter senaste medarbetarundersökningen. Vi har allt fler kunder som dels kortat ner antalet frågor i den stora medarbetarundersökningen, men som också följer upp senaste resultaten med en eller flera PULS-mätningar. Det ger chefer och medarbetare en indikation på om förändringsarbetet går i rätt riktning.

Zondera erbjuder en plattform där det är enkelt att följa upp resultaten genom PULS-mätningar. Det kan handla om ett urval av frågor eller enskilda områden, allt beroende på våra kunders behov.

Genom vår metod får varje chef en egen rapport med de viktigaste styrkorna och förbättringsområdena, baserat på vilka frågor som har starkast korrelation mot nyckelfrågorna (engagemang och nöjdhet).

Genom att belysa de viktigaste styrkorna och förbättringsområdena får gruppen rätt fokus i sitt arbete med att ta fram en handlingsplan med tydliga aktiviteter. Det ger även tydlighet över ansvariga för att ta varje aktivitet i mål till ett satt datum.

Gruppen får naturligtvis också tillgång till en totalrapport där samtliga frågor finns med, på så vis skapas transparens.

Våra överskådliga rapporter hjälper cheferna att snabbt hitta de viktigaste frågorna att jobba med. Varje chef får en egen rapport med de viktigaste styrkorna och förbättringsområdena, baserat på vilka frågor som har starkast korrelation mot nyckelfrågorna (engagemang och nöjdhet).

Våra verktyg är dessutom responsiva vilket gör att de är tillgängliga oavsett om chefen vill komma åt dem i datorn, surfplattan och mobilen.

Om någon chef känner att de behöver ytterligare stöd finns dessutom vår kundtjänst, eller möjlighet att kontakta våra organisationskonsulter för diskussion kring ytterligare insatser. Det kan då gälla exempelvis facilitering (handledning) av workshop, coachning eller vidare ledarutveckling.

Förändringsarbete tillsammans med medarbetarna. Att arbeta tillsammans ger en känsla av delaktighet och möjlighet att vara med och påverka. Det räcker inte att bara mäta, vi måste arbeta med resultaten också. Arbetet behöver även vara anpassat så att det passar er verksamhet. Våra organisationskonsulter på Zondera hjälper er gärna att anpassa ert arbete utifrån era behov.

Ju mer tid ni lägger ner på att diskutera resultaten i grupperna desto mer får ni sannolikt ut av resultatet. Vår rekommendation är att ni försöker lägga ca 2-3 timmar per grupp, men det är naturligtvis inte varje grupp som har möjlighet att frigöra så mycket tid i ett svep. Det går då att dela upp i flera pass.

Informera medarbetarna, ju mer förberedd medarbetaren är inför arbetet med resultaten desto bättre. Därför är det viktigt för dig som chef att distribuera rapporterna till gruppen och inleda workshopen med att tydliggöra vilka förväntningar var och en har.

Intresset för arbetsklimat och mjuka värden är högst varierande i olika företag och organisationer.

Det viktiga är att visa på samband mellan olika nyckeltal och frågor som:

- Hur påverkar en stark chef huruvida vi behåller våra talanger?
- Vad behövs för ett ökat medarbetarengagemang?
- Vad spelar medarbetarens engagemang för roll när det gäller kundlojalitet?
- Vad kostar det att ha ineffektiva grupper?
- Hur minskar vi frånvaro och sjukskrivningar?

Rätt presenterat upplever vi att ledningsgrupper har stort intresse för de diskussioner som kan komma ur analysen av en undersökning.

Många gånger är det svårt för den mindre gruppen att skapa en handlingsplan, men ändå är det viktigt för att skapa förändringsarbete.

Det behöver inte vara många aktiviteter i en handlingsplan. Rekommenderat är ändå några stycken som arbetar med de viktigaste frågorna.

- Börja med att skapa enkla aktiviteter.
- Bestäm sedan vem som är ansvarig och låt inte chefen ansvara för allt.
- Sätt även ett tydligt datum när aktiviteten ska vara klar.

Ställ också krav på att alla grupper skapar en handlingsplan. Oavsett var i hierarkin gruppen befinner sig är det viktigt att hjälpas åt. Börja på toppen och föregå med gott exempel.

Efteråt är det viktigt att gruppen kommer tillbaka till handlingsplanen och följer upp den. Om de högre cheferna också följer upp finns det än bättre förutsättningar för att lyckas.

Många gånger beror bristande engagemang på tidigare negativa erfarenheter. Utvecklingsarbetet kanske helt har uteblivit, medarbetarna kanske inte ens har fått se resultaten.

I de fall där resultaten presenteras, diskuteras och mycket tid läggs på att jobba fram handlingsplaner, blir det också lättare att komma tillbaka vid nästa tillfälle. Detta gäller såväl på övergripande nivå som på gruppnivå.

Att arbeta tillsammans ger en känsla av delaktighet och möjlighet att vara med och påverka. Det är viktigt att involvera medarbetarna i alla steg, från att presentera resultaten till att diskutera och arbeta med de. Känner medarbetarna att utvecklingsarbetet kommer leda till förändring ökar även deras engagemang.

Engagemanget påverkas även av de krav vi ställer. Genom att vara tydliga i våra förväntningar på medarbetarna skapar vi också energi att jobba med dessa viktiga frågor.

Vi följer våra kunder både nationellt och internationellt, vilket innebär att vi har mycket erfarenhet av att samla in data på olika språk.

Vi presenterar för ledningsgrupper och HR/personal på svenska eller engelska.

Medarbetare utan egen e-post kan erbjudas möjligheten att besvara via mobiltelefon. Våra enkäter är responsiva vilket innebär att det går att besvara dem via dator, surfplatta eller mobiltelefon.

Vi har även många kunder som har behov av pappersenkäter. Vi kan då hjälpa till med tryck och distribution.