Medarbetarundersökningar

- Grunden för att skapa en god arbetsmiljö

Medarbetarundersökningar är ett vanligt sätt för företag och organisationer att ta reda på hur medarbetare upplever sin arbetsplats. De används för att få en bättre bild av vad som fungerar bra, vad som skapar problem och vad som behöver förbättras.

Själva undersökningen i sig är inte det som förbättrar arbetsmiljön, utan det är arbetet med resultatet efteråt som skapar förändring (Arbetsmiljöverket, 2023). Forskning och Arbetsmiljöverket betonar att det är hur man arbetar vidare med resultaten som avgör om något faktiskt förändras (Arbetsmiljöverket, 2023). Undersökningen är alltså enbart ett verktyg för att ta reda på vad det är man behöver arbeta med.

För att kunna arbeta effektivt med resultaten krävs ofta ett strukturerat arbetssätt och stöd i att analysera och prioritera rätt åtgärder. Zondera arbetar med evidensbaserade metoder och dataanalys för att bidra till att organisationer kan fokusera på områden som har betydelse för arbetsmiljön. Genom att kombinera forskning, etablerade arbetssätt och analys kan beslutsunderlaget bli mer tydligt och användbart i det fortsatta förbättringsarbetet.

Vad mäter man i en medarbetarundersökning?

I en medarbetarundersökning försöker man ta reda på hur människor mår och fungerar på sin arbetsplats. Det handlar både om saker som skulle kunna skapa problem och saker som bidrar till att man trivs och utvecklas.

Vanliga områden är till exempel arbetsbelastning, alltså hur mycket man har att göra och om tiden räcker till. Man tittar också på hur tydliga arbetsuppgifterna är, eftersom otydlighet ofta kan skapa stress och osäkerhet.

Ledarskap är ett annat viktigt område. Det handlar om hur man upplever sin chef, om man får stöd, feedback och om besluten känns rättvisa och tydliga. Även samarbetet mellan kollegor, stämningen på arbetsplatsen och om man känner sig trygg med att säga vad man tycker är viktiga delar.

Tillsammans ger det en bild av både riskfaktorer, som stress och otydlighet, och friskfaktorer, som stöd, delaktighet och bra samarbete.

Hur går själva undersökningen till?

Medarbetarundersökningen görs oftast genom en enkät. Där får medarbetare svara på frågor genom att ange sina svar på en skala, oftast från 1 till 5. På så sätt kan man jämföra svar mellan olika grupper och över tid.

I många undersökningar finns det även öppna frågor där man kan skriva fritt. Där kan medarbetare skriva vad de själva tycker fungerar bra eller vad som behöver förbättras.

En väldigt viktig del är anonymitet eller konfidentialitet. Om respondenterna vet att svaren inte kan kopplas till dem blir det lättare att få en hög svarsfrekvens och ärliga svar, vilket i sin tur ökar kvaliteten i resultaten. Zondera lägger stor vikt vid etiken i alla faser av arbetet med medarbetarundersökningen, där alla svar behandlas konfidentiellt och resultaten presenteras på ett sätt som gör att det inte går att utläsa vem som svarat vad.

Många arbetsplatser genomför idag inte bara en större årlig undersökning, utan kompletterar även med kortare pulsmätningar. Det gör det möjligt att snabbare upptäcka förändringar, till exempel om stressnivån ökar eller minskar, eller om medarbetarnas engagemang förändras.

Vanliga index i medarbetarundersökningar

I medarbetarundersökningar används ofta så kallade index. Ett index är ett samlat mått där flera frågor slås ihop till ett resultat (Karolinska Institutet, 2024). Det gör så det blir lättare att förstå helheten i stället för att bara titta på enstaka svar.

Engagemangsindex

Engagemangsindex visar hur motiverade och engagerade medarbetarna är i sitt arbete. Det handlar om stolthet, motivation och viljan att göra ett bra jobb. Ett högt värde hänger ofta ihop med bättre prestation och trivsel.

Ledarskapsindex

Ledarskapsindex handlar om hur chefer upplevs. Här tittar man på om ledarskapet känns tydligt, om man får stöd och om kommunikationen fungerar. Ett bra ledarskap bidrar ofta till lägre stress och bättre arbetsmiljö (Arbetsmiljöverket, 2023).

Arbetsmiljöindex

Arbetsmiljöindex visar hur själva arbetssituationen upplevs, till exempel arbetsbelastning, stress och återhämtning. Forskning visar att dessa faktorer är kopplade till risken för ohälsa (Arbetsmiljöverket, 2023).

Socialt klimat / samarbetsindex

Detta index handlar om hur samarbetet fungerar mellan medarbetarna. Det mäter stämning, stöd i gruppen och hur konflikter hanteras. Ett gott socialt klimat lyfts som en viktig friskfaktor i arbetsmiljöforskning (Institutet för stressmedicin, 2023).

Psykologisk trygghet

Psykologisk trygghet handlar om hur trygg man känner sig bland sina medarbetare. Det innebär om man vågar säga vad man tycker, ställa frågor och göra misstag utan att bli negativt dömd. Hög psykologisk trygghet kopplas till bättre samarbete och lärande i organisationer. (Suntarbetsliv, 2024).

Varför gör man medarbetarundersökningar?

Syftet är inte bara att samla in åsikter, utan att faktiskt förbättra arbetsmiljön. Med hjälp av resultaten kan man upptäcka problem tidigt och jobba med att lösa dem.

Arbetsmiljöverket beskriver att arbetsmiljöarbete ska göras steg för steg. Man ska undersöka, åtgärda och sedan följa upp (Arbetsmiljöverket, 2026). Medarbetarundersökningar och pulsmätningar är en del av det arbetet.

Forskning visar också att arbetsplatser som arbetar aktivt med sina resultat ofta får bättre trivsel, mindre sjukfrånvaro och mer engagerade medarbetare.

Vad händer efter undersökningen?

Det viktigaste steget kommer efter att resultaten är insamlade. Då börjar arbetet med att förstå vad de betyder.

Först går man igenom resultaten och försöker se mönster. Vad fungerar bra, och vad fungerar mindre bra? Man försöker också förstå vad som kan förklara resultaten, till exempel om det finns delar i arbetsmiljön, arbetssättet eller organisationen som påverkar svaren. Här spelar presentationen av resultaten en viktig roll. Zondera tar fram tydliga och överskådliga resultatrapporter och analyser som gör det enklare att snabbt se vilka områden som bör prioriteras för att skapa förbättring. Sedan pratar chefer och medarbetare ofta om resultaten tillsammans. Det skapar en gemensam bild och gör det lättare att hitta lösningar. Med ett tydligt underlag blir dialogen mer fokuserad och konstruktiv.

Därefter bestämmer man vad man ska fokusera på framåt. Det är oftast bättre att välja några få områden i stället för att försöka förändra allt på en gång, vilket gör arbetet mer genomförbart.

Till sist tar man fram en handlingsplan med vad som ska göras, vem som ansvarar och när det ska vara klart. Zondera erbjuder ett verktyg i portalen för att skapa enkla handlingsplaner, vilket underlättar övergången från insikt till handling.

Exempel på en enkel handlingsplan

Om en medarbetarundersökning till exempel visar att många upplever hög stress och för hög arbetsbelastning kan en handlingsplan se ut så här:

Problem: Hög arbetsbelastning i teamet
Mål: Minska stress och skapa bättre balans i arbetet
Åtgärd: Se över fördelning av arbetsuppgifter och prioritera om uppgifter
Ansvarig: Teamchef
Tidsplan: Inom 2 månader
Uppföljning: Ny pulsmätning efter 3 månader för att se om stressnivån har minskat

Tydliga planer gör att förbättringar verkligen genomförs och leder till förbättring. Det är viktigt att följa upp arbetet med nya enkäter eller pulsmätningar för att säkerställa att utvecklingen går åt rätt håll. När medarbetare ser att deras svar leder till förändring ökar både förtroendet och engagemanget.

I Zonderas portal finns det ett verktyg för att smidigt genomföra uppföljande PULSmätningar, vilket gör det enkelt att följa utvecklingen över tid.

Sammanfattning

Medarbetarundersökningar är ett verktyg för att förstå hur medarbetare upplever sin arbetsplats och för att identifiera vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas. Undersökningen i sig skapar inga förändringar, utan det är arbetet med resultaten efteråt som avgör vilken effekt den får. Enligt Arbetsmiljöverket är det analys, åtgärder och uppföljning som leder till faktisk förbättring.

Undersökningarna täcker ofta områden som arbetsbelastning, ledarskap, samarbete, tydlighet i roller samt psykologisk trygghet och engagemang. Tillsammans ger de en bild av både riskfaktorer som stress och otydlighet, och friskfaktorer som stöd och god arbetsgemenskap.

Undersökningen sker oftast genom enkäter, ibland kompletterat med öppna svar för att respondenten ska få uttrycka sina egna åsikter. Anonymitet/konfidentialitet är en viktig faktor för att säkerställa ärliga svar och tillförlitliga resultat.

Efter undersökningen följer analysen där resultaten tolkas och prioriteras. Därefter tas en handlingsplan fram med tydliga åtgärder, ansvar och tidsramar, och arbetet följs upp över tid.

Med Zondera får organisationer stöd genom hela processen, från insamling och analys till tydliga rapporter, handlingsplaner och uppföljning. Det gör det enklare att omsätta insikter till konkreta åtgärder som leder till verklig förbättring i arbetsmiljön.

Källor

Arbetsmiljöverket (2023). Föreskrifterna (AFS 2023:1).

Institutet för stressmedicin (2024). Friskfaktorer i arbetslivet.

Karolinska Institutet (2026). Medarbetarundersökningar.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (2026). Systematiskt arbetsmiljöarbete.